ONTVANGST & AANWEZIGHEID

Scan QR-codes van e-tickets met een telefoon of tablet. Geen dure hardware verplicht: je team werkt met devices die je al hebt, en wie kan scannen bepaal je zelf met een eigen inlog per medewerker of vrijwilliger.

De app laat direct zien of het ticket geldig is en wie er voor je staat. Naam, ticketsoort en gekozen opties komen meteen in beeld, dus je ziet in één oogopslag of iemand recht heeft op de lunch of bij de juiste sessie hoort.

Ideaal bij pieken aan de deur: sportevenementen, congressen, trainingen met veel gelijktijdige aankomst. Meerdere mensen kunnen tegelijk scannen op verschillende ingangen, terwijl iedereen dezelfde actuele stand ziet.

Al gescande tickets herkent de app meteen, dus dubbel gebruik van hetzelfde ticket valt direct op. Zo houd je de rij snel én de controle netjes.

Weet wie er was, en wie niet. Aanwezigheidsdata staat direct in je dashboard. Handig voor evaluatie, facturatie op basis van deelname, of rapportage naar opdrachtgevers.

Combineer met handmatige check-in voor wie zonder ticket langskomt (walk-ins).

Na afloop, of na geregistreerde aanwezigheid, verstuur je deelnamecertificaten. Netjes voor trainingen, cursussen en congressen waar bewijs van deelname telt.

Het certificaat draagt jouw logo en huisstijl, met de gegevens van de deelnemer, de titel van het programma en de datum er automatisch in. Ook studiepunten, uren of een accreditatienummer zet je erop als jouw branche daarom vraagt.

Je bepaalt zelf wie er een krijgt. Alleen deelnemers die daadwerkelijk zijn ingecheckt bijvoorbeeld, of alleen wie alle sessies heeft bijgewoond. De rest ontvangt niets, zonder dat jij lijsten hoeft te vergelijken.

Minder handmatig gedoe in Word, en geen copy-paste werk meer. Verstuur in één keer naar iedereen, of stuur een certificaat opnieuw als iemand het kwijt is.

Bij sport- of wandelevenementen ondersteunen we daarnaast ook met tijdregistratie. Bijvoorbeeld bij KennedyMars Sittard, waar deelnemers verspreid over de route worden geregistreerd.

Startnummers, startgroepen en tussenpunten koppelen we aan de inschrijving, zodat een tijd altijd bij de juiste deelnemer terechtkomt. Uitslagen zijn daardoor direct te delen en te publiceren, zonder dat er iemand achteraf bestanden zit te matchen.

We houden altijd één systeem voor inschrijving én tijdregistratie. Geen dubbele lijsten en data die altijd matcht: wie zich inschrijft, staat meteen goed in de tijdregistratie, en een wijziging in de inschrijving werkt overal door.

Voor dit soort trajecten denken we mee over de opzet, van de indeling van startgroepen tot de koppeling met bestaande systemen op locatie.

Laat mensen ter plekke inschrijven. Handig bij open dagen, beurzen of last-minute plekken, en bij iedereen die pas op de dag zelf besluit toch te komen.

Je zet een tablet bij de ingang neer waar bezoekers zichzelf aanmelden, of je meldt ze zelf aan vanaf je telefoon terwijl je met ze staat te praten. Het formulier is korter dan bij een online inschrijving: alleen de velden die je op dat moment echt nodig hebt, zodat niemand aan een balie staat te typen.

Een daginschrijving telt direct mee. De deelnemer verschijnt meteen in je overzicht, is automatisch ingecheckt en krijgt zijn bevestiging of e-ticket net als iedereen. Ook je capaciteit loopt gewoon door, dus je verkoopt nooit meer plekken dan er zijn.

Zo houd je één deelnemerslijst in plaats van een digitale lijst met een papieren lijst ernaast. Achteraf zie je precies wie vooraf had ingeschreven en wie op de dag zelf is binnengelopen, wat handig is als je wilt weten hoeveel spontane aanloop je event trekt.