EVENEMENTEN
OP MAAT

Met Wink organiseer je de registratie van jouw event zonder gedoe, onder je eigen naam en in je eigen huisstijl. Je inschrijfpagina draagt jouw logo, jouw kleuren en jouw typografie, zodat deelnemers nergens het gevoel krijgen dat ze zijn doorgestuurd naar een vreemde omgeving.

Die lijn houd je vast in het hele traject. Van de aanmeldpagina en het formulier tot de bevestigingsmail, het e-ticket en de reminder: alles ziet eruit alsof het van jou komt, omdat het van jou komt. Ook de teksten schrijf je zelf, in de toon die bij jouw organisatie past.

Je hoeft er geen ontwerper of ontwikkelaar bij te halen. Kleuren, logo en teksten stel je zelf in, en wat je aanpast zie je direct terug. Wil je verder gaan dan de standaardinstellingen, dan denken we mee over een inrichting die precies aansluit op jouw merk.

Met ons inschrijfsysteem ben je supersnel up-and-running: vaak sta je binnen een week live, met een inschrijfproces dat er professioneel uitziet vanaf de eerste aanmelding.

Organiseer events onder verschillende merknamen, labels of afdelingen, elk met een eigen huisstijl, en beheer alles vanuit één account. Logo, kleuren, typografie en tone of voice stel je per identiteit in, zodat elke inschrijfpagina aanvoelt als een natuurlijk verlengstuk van het merk waar het bij hoort.

Die eigen uitstraling loopt door in het hele traject: van de aanmeldpagina en het formulier tot de bevestigingsmail, het e-ticket en de reminder. Ook afzendernaam en e-mailadres pas je per label aan, zodat deelnemers post krijgen van de organisatie die zij kennen.

Alles is aanpasbaar en niets ligt vast. Draait er een nieuw congres, een terugkerende sportserie of een eenmalige campagne? Dan zet je daar een eigen identiteit voor klaar zonder een tweede account of losse omgeving nodig te hebben. Bestaande identiteiten dupliceer je als startpunt en pas je in een paar klikken aan.

Handig voor organisaties die naast elkaar congressen en symposia, sportevenementen en online trainingen draaien, elk met een eigen publiek en een eigen gezicht.

Bied precies de tickets die je nodig hebt: vroegboek, standaard, VIP, gratis of betaald. Per ticketsoort bepaal je zelf de prijs, het aantal beschikbare plekken en de periode waarin het te koop is. Zo laat je vroegboektickets vanzelf verlopen en zet je een extra ronde open zodra dat nodig is.

Voeg opties toe (lunch, workshop, parkeerplaats, shirt of merchandise) en laat deelnemers zelf kiezen wat bij hen past. Opties koppel je aan specifieke ticketsoorten, met of zonder meerprijs, en met een eigen maximum als de voorraad beperkt is.

Ook doelgroepen leg je vast in het ticket. Leden en niet-leden, studenten, sprekers, vrijwilligers of pers krijgen elk hun eigen tarief en hun eigen set vragen. Tickets die niet voor iedereen bedoeld zijn, zet je achter een code of nodig je gericht voor uit.

Voor congressen en meerdaagse programma’s combineer je tickettypes met sessiekeuze: een dagticket geeft toegang tot één programmablok, een passe-partout tot alles. Bij sportevenementen werk je op dezelfde manier met afstanden, startgroepen of leeftijdscategorieën. Zo blijft ticketverkoop overzichtelijk, ook als het programma complex is.

Jij bepaalt welke gegevens je nodig hebt. Bouw een aanmeldformulier met de velden die ertoe doen, en sla over wat niet relevant is. Naast de standaardvelden voeg je eigen vragen toe: open antwoorden, keuzelijsten, aankruisvakjes of een akkoordverklaring voor je voorwaarden.

Per doelgroep of ticketsoort kun je andere vragen tonen. Een spreker krijgt een vraag over zijn presentatie, een sporter over zijn startgroep, een cursist over zijn vooropleiding. Velden die niet van toepassing zijn, blijven verborgen tot ze nodig zijn, zodat niemand door vragen scrolt die niet over hem gaan.

Verzamel alleen de informatie die je echt nodig hebt, en voorkom dat deelnemers afhaken door een te lang of onduidelijk formulier. Elk veld dat je weglaat, is een reden minder om halverwege af te haken, en meteen minder gegevens die je moet bewaren en beheren.

Wat je uitvraagt, komt direct bruikbaar terug in je overzicht en export. Dieetwensen naar de cateraar, shirtmaten naar de leverancier, sessiekeuzes naar de zaalindeling: geen losse mailtjes achteraf en geen Excel-bestand dat je zelf bij elkaar moet plakken.

Stel een maximum in per event, dag of sessie. Ook per ticketsoort of optie geef je een grens aan, zodat je bijvoorbeeld twintig VIP-plekken vrijhoudt terwijl de rest van de zaal doorloopt. Is een onderdeel vol, dan sluit het vanzelf en blijft de rest gewoon beschikbaar.

Is het vol? Dan komen nieuwe aanmeldingen automatisch op de wachtlijst. Deelnemers zien meteen waar ze aan toe zijn en houden hun plek in de rij, zonder dat jij iets hoeft te doen.

Zodra er plek vrijkomt, nodig je gericht uit, zonder handmatig Excel-gedoe. Dat kan één voor één of in bulk, met een uitnodiging die een beperkte tijd geldig blijft. Reageert iemand niet op tijd, dan schuift de plek door naar de volgende op de lijst.

Zo benut je elke plek optimaal, of je nu een training met 20 plaatsen of een sportevenement met duizenden inschrijvingen organiseert. En je ziet in één oogopslag hoeveel plekken er nog openstaan, hoeveel mensen wachten en welke sessies bijna vol zitten.