Informatiepagina

Dit online inschrijfsysteem biedt de mogelijkheid aan ruiters of rijverenigingen om via internet in te schrijven voor een startplaats voor een dressuur- of springwedstrijd. De afhandeling van startcoupons en betaling verloopt op de vertrouwde manier. Hieronder volgt een korte uiteenzetting over hoe het systeem precies werkt. Voor een offerte, vragen, wijzigingsvoorstellen, tips of ideeën kunt u altijd contact opnemen met info@inschrijfsysteem.nl.

Hoe werkt het?

Ruiters of verenigingen die zich willen inschrijven hebben een computer met internetaansluiting nodig. Ze surfen naar de pagina van de vereniging die het systeem gebruikt, of naar www.inschrijfsysteem.nl. (bv. L.R. de Sonse Heide op www.sonniushof.nl). Daar is de link naar de wedstrijdagenda met daarin de rubrieken van de wedstrijden te vinden:

Voorbeeld van een wedstrijdagenda. Op de blauwgedrukte tekst kan met de muis geklikt worden. Het vraagprogramma opent een venster met daarin een HTML of MS-Word document. in de rechterkolom staan de rubrieken waarop geklikt kan worden.

Startlijst
Zodra op één van de rubrieken geklikt wordt, opent een nieuw scherm waarin de startlijst van die rubriek getoond wordt. Alle inschrijvingen tot dan toe zijn te zien. Direct is zichtbaar welke startplaatsen nog open zijn. Alleen daarop kan ingeschreven worden. Hoe eerder men zich inschrijft, hoe meer invloed men dus heeft op de eigen startplaats. In sommige gevallen kan het nodig zijn om de startvolgorde toch te wijzigen. Dit kan alleen de beheerder doen, bv. op speciaal verzoek van een inschrijver. De tijdens inschrijving gekozen startplaats moet dus als een 'voorkeur' van de ruiter gezien worden en niet als een vaststaand feit.

Voorbeeld van een startlijst. Plaatsen 7,8,9 en 10 zijn nog vrij. De kleur van de inschrijving geeft aan hoever het secretariaat is met de verwerking van de inschrijving.

Kleurcodering
Direct nadat men zich heeft ingeschreven verschijnen de gegevens in de lijst. In eerste instantie betreft het een nieuwe, 'voorlopige' inschrijving en daarom krijgt deze de kleur rood. Als de beheerder de inschrijving heeft 'gezien' en goedgekeurd (bv. adresgegevens heeft gecontroleerd), wordt de inschrijving in behandeling genomen en krijgt deze de kleur blauw. Een inschrijving is definitief als zowel de startcoupon als de betaling ontvangen zijn. De beheerder voert dit in in het systeem, waarna de inschrijving de kleur zwart krijgt. Een inschrijver kan dus, door geregeld deze pagina via internet te bekijken, zien of zijn/haar startcoupon en/of betaling verwerkt is, en op tijd contact opnemen om verassingen tijdens de wedstrijd uit te sluiten.

Stadia van een inschrijving

Het inschrijven
Bovenaan het scherm met de startlijst zit een knop getiteld "Inschrijven". Deze knop verdwijnt overigens als de inschrijftermijn verstreken is, of als de rubriek vol is.

Lege startlijst met inschrijfknop (rood omcirkeld).

Als men op deze knop klikt, verschijnt het inschrijfformulier in een apart venster. Hierop staan nogmaals de details van de rubriek waarvoor men zich gaat inschrijven. Het laatste veld genaamd "Startplaats" is een zogenaamde "dropdown list", hierin staat een lijst van vrije plaatsen. Met andere woorden, de startplaatsen waar al iemand zich heeft ingeschreven komen niet meer voor op deze lijst. Het is mogelijk dat de beheerder naast een regulier aantal startplaatsen ook een aantal 'reserveplaatsen' aan een rubriek toevoegt. In dat geval kan ook "Reservelijst" worden gekozen. De beheerder bepaalt wanneer een reservelijst-inschrijving verplaatst wordt naar een reguliere plek, bv. als gevolg van annulering van een andere inschrijving. Als de selectie niet veranderd wordt, kiest het systeem automatisch de eerste vrije plaats op de lijst.

Een inschrijfformulier dat net ingevuld is door de inschrijver.

Nadat alle velden zijn ingevuld, wordt de inschrijving definitief gemaakt door op de knop "Inschrijven" te drukken. Als alles goed is ingevuld verschijnt een nieuw scherm ter bevestiging. Onderstaand scherm is inmiddels vervangen door een scherm dat de inhoud van de bevestigings-email ook nog eens weergeeft.

Direct resultaat
Zodra dit venster gesloten wordt, wordt de onderliggende startlijst direct ververst. De inschrijver kan dus meteen zien of de inschrijving goed verlopen is. Snel daarna (meestal binnen 10 seconden) ontvangt de inschrijver ook de bevestigingsmail op het adres dat hij op het invulformulier heeft ingevuld. In deze e-mail wordt de aanmelding nogmaals bevestigd en beschrijft de organiserende vereniging details over de wedstrijd, betaling, startcoupons en betalingstermijnen.

Indien gewenst, kunt u ook via email contact opnemen met de beheerder van de rubriek. Theoretisch kan elke rubriek door een andere persoon beheerd worden, hiervoor staat onderaan elke startlijst een link naar de beheerder van die rubriek. In de praktijk is het aannemelijk dat alle rubrieken van één wedstrijd door dezelfde persoon beheerd worden.

Contactpersoon van deze rubriek

Printen
De startlijst kan in een alternatieve vorm worden weergegeven, die beter geschikt is voor afdrukken op A4. Hiervoor zit rechtsboven aan elk scherm met startlijst een printknop. Deze opent een nieuw scherm met de startlijst, compleet met verenigingslogo. Het printen gaat vervolgens gewoon via de printknop van uw browser.

Uitslagen
Zodra het secretariaat de uitslagen van de wedstrijd heeft verwerkt, zijn deze meestal beschikbaar in de vorm van een Excel of MS-Word document (het formaat doet niet ter zake). Inschrijfsysteem.nl biedt de mogelijkheid voor het secretariaat om dit document eenvoudig te uploaden, waarna het direct zichtbaar wordt in de agenda in de vorm van een link. Deelnemers aan de wedstrijd kunnen op deze manier zeer snel over een uitslagenlijst beschikken.

Kosten

De kosten voor het gebruik van het systeem worden berekend naar het aantal aangevraagde startplaatsen. Reserveplaatsen zijn goedkoper. Naarmate de inschrijving vordert, kunnen de rubrieken eenvoudig op aanvraag vergroot worden met extra startplaatsen. De afrekening vindt daarom altijd achteraf plaats. Een vereniging kan een offerte aanvragen bij Inschrijfsysteem.nl. Door deze ondertekend te retourneren is de overeenkomst aktief. Op deze overeenkomst zijn onze leveringsvoorwaarden van toepassing.

Onderstaande tabel toont de kostenstructuur. Voor elke wedstrijd brengen wij € 10,00 instelkosten in rekening.

*Prijzen d.d. donderdag 25 april 2024

Rekenvoorbeeld

Een vereniging organiseert een dressuurwedstrijd met 2 rubrieken B, 3 rubrieken L1, 3 rubrieken L2, 3 rubrieken M1 en 1 rubriek Z. Elke rubriek wordt begroot op 24 startplaatsen en 5 reserveplaatsen. Dit zijn 288 startplaatsen en 60 reserveplaatsen. De kosten bedragen € 40,00 + € 4,00 + € 10,00 + € 10,46 (btw) = € 64,26.

Als tijdens de inschrijving besloten wordt om rubrieken of startplaatsen toe te voegen, of reserve plaatsen om te zetten in startplaatsen, worden de kosten voor de gehele wedstrijd opnieuw uitgerekend. Dit geeft u de meeste vrijheid om de wedstrijd bij te stellen, afgaand op de inschrijvingen.

Wij bespreken graag met u wat onze ervaringen in de praktijk zijn. Neem voor een offerte contact op via e-mail of bel 06-22944586 (dhr. De Leijer).

Werkwijze

Als u besluit uw wedstrijdadministratie via inschrijfsysteem.nl te laten lopen, is de gang van zaken als volgt:

• U neemt contact met ons op en stuurt ons uw vraagprogramma (en adresgegevens van uw vereniging als u nieuwe klant bent)
• Wij richten het systeem in met de rubrieken zoals u dat wilt (meestal dus aan de hand van het vraagprogramma)
• U ontvangt een gebruikersnaam en wachtwoord om in te loggen op inschrijfsysteem.nl, om de administratie van uw wedstrijd te gaan bijhouden. Het komt er op neer dat u zelf de betalingen en ontvangst van startcoupons administreert. Indien nodig past u typefouten in adresgegevens van inschrijvers aan, of verplaatst deze naar een andere plek in de rubriek. Vrijwel alle denkbare veranderingen kunt u aanbrengen, maar de kracht van het systeem is dat dit zelden nodig is.
• U controleert alle gegevens, na goedkeuring versturen wij een offerte en stellen met u een datum vast waarop de wedstrijd 'zichtbaar' wordt in onze agenda, en de datum waarop de inschrijving opent. De sluitingsdatum volgt doorgaans uit het vraagprogramma.
• U draagt er zorg voor dat de offerte ondertekend retour komt vóór de openingsdatum, waarna uw overeenkomst met inschrijfsysteem.nl van kracht is.
• Na afloop van de wedstrijd ontvangt u een factuur op naberekening, d.w.z. extra plaatsen ten opzichte van de offerte worden in rekening gebracht.

Veelgestelde vragen

• Wat voor software moet ik hebben om me zo in te kunnen schrijven?
  Elke PC die op het internet kan surfen kan het inschrijfsysteem gebruiken. Er is dus geen speciale software nodig, elke PC heeft tegenwoordig wel een internet browser. Wij raden Microsoft Internet Explorer 6.0 aan op een resolutie van minimaal 1024x768. Het systeem werkt ook met Macintosh (getest met Safari).
• Wat voor software is nodig voor het beheer van de inschrijvingen?
  Ook de beheerskant van het systeem is helemaal 'web-based', en kan dus met elke internet PC gebruikt worden, zonder speciale software.
• Ik heb wel eens een virus, wat nu als mijn PC crasht?
  De gegevens van inschrijfsysteem.nl staan op de server bij een provider. U 'kijkt' als het ware in de gegevens zonder dat ze daadwerkelijk op uw eigen PC worden opgeslagen. Mocht uw PC kapot gaan, dan zijn er nooit gegevens verloren; u kunt simpelweg op een andere PC verderwerken!
• Is onze informatie veilig op jullie server?
  Onze provider (Vevida) is aangesloten op de Amsterdam Gateway van Level3 Communications. Deze provider host vele sites in een professionele omgeving. Naast een betrouwbare ISP maakt inschrijfsysteem.nl zelf dagelijks volledige backups van de website en database. Dit betekent dat we kunnen herstellen van vrijwel elke calamiteit. Tot op heden is er met zo'n 50000 unieke inschrijvingen nog nooit één inschrijving kwijt geraakt!
• Kunnen de inschrijvers de informatie in de startlijst veranderen?
  Nee. Als ze inschrijven claimen ze op dat moment een vrije positie in de lijst, en hun gegevens worden opgeslagen. Daarna kan alleen de beheerder gegevens wijzigen, bv. op (telefonische of e-mail) aanvraag van de inschrijver.
• Onze vereniging organiseert wedstrijden waarbij men pas voor rubriek X mag inschrijven als men ook voor rubriek Y heeft ingeschreven. Kan dat ook met het inschrijfsysteem?
  Ja, het is mogelijk om rubrieken te koppelen, zodat de inschrijver bij het inschrijven in Y kan aanvinken of hij/zij ook meteen voor X in wil schrijven.
• Kan ik startplaatsen reserveren voor bv. sponsors, nog voordat de inschrijving opent?
  Ja, het secretariaat kan het inschrijfsysteem al gebruiken voordat de inschrijving geopend is.
• Bij het inschrijven moeten persoonlijke gegevens zoals adres en telefoonnummer worden ingevuld. Zijn mijn gegevens voor derden zichtbaar?
  Alleen de gegevens in de startlijst zijn zichtbaar voor iedereen. Dit zijn: de naam van de inschrijver, de woonplaats, het paard en de afstamming. De overige gegevens zijn afgeschermd en dienen alleen ter informatie voor de beheerder. (Zie ook de privacyverklaring)
• Als we na de wedstrijd de uitslagen verwerkt hebben, kunnen deze dan gepubliceerd worden?
  Ja, net als het vraagprogramma heeft u de mogelijkheid om zelf (als secretariaat) een document met uitslagen naar onze site te uploaden. Dit document is voor de bezoekers van de site dan direct downloadbaar vanuit de wedstrijdagenda. Het formaat van het document (xls,doc,html,pdf etc.) is niet van belang.
• Is het mogelijk om meerdere personen tegelijk in te schrijven, om zo ook in een keer te kunnen betalen?
  Op dit moment nog niet; de deelnemers moeten nog 1-voor-1 ingevoerd worden. Wanneer dit echter direct na elkaar gedaan wordt, blijven alle adresgegevens bewaard en hoeven dus alleen steeds de naam van ruiter en paard veranderd te worden. Groepsinschrijving met een betalingskenmerk staat hoog op de wensenlijst voor toekomstige uitbreidingen.
• Bij onze wedstrijd willen we meerdere klassen binnen een rubriek in handicap laten rijden. Kan dat ook?
  Ja, dit is mogelijk. De ruiter kan, bij een wedstrijd die daarvoor is ingericht, op het inschrijfformulier van een rubriek kiezen uit een klasse en een startplaats. De beheerder kan later naar believen de ruiters binnen een rubriek sorteren op klasse. Hierdoor verandert natuurlijk wel de startplaats.
• Wij organiseren wedstrijden met meerdere rubrieken van dezelfde klasse. Hoe voorkom je dat ruiters zich inschrijven in de klasse met 'de minste competitie'? Zo is het niet meer 'eerlijk'.
  Het zelf kunnen kiezen van een startplaats is nooit definitief. U kunt als organisator duidelijk aangeven dat de gekozen plek slechts een voorkeur is, die door het secretariaat veranderd kan worden. Op die manier kunt u de sportiviteit zelf in de hand houden. Daarnaast is het mogelijk om de namen op de startlijst onzichtbaar te maken. De bezoekers van onze website kunnen dan de namen van de inschrijvers niet zien.
• Ik wil niet dat ruiters zelf hun startplaats kunnen kiezen voor een wedstrijd. Kan dat met inschrijfsysteem?
  Ja, dat kan. Desgewenst kunnen we per rubriek bepalen of een ruiter zelf een plek kan kiezen, of dat de eerste vrije plek wordt toebedeeld. Als men niet meer zelf een plek kan kiezen is het duidelijker dat de organisatie de startvolgorde achteraf gaat bepalen.
• Kan ik een RSS feed krijgen van de inschrijvingen?
  Ja, de RSS feature is terug van weggeweest. Bij elke wedstrijd index is een RSS ikoon te zien, deze voert je naar een link die de inschrijvingen aanbiedt voor de betreffende wedstrijd, als RSS feed. Internet Explorer 7 kan hiermee overweg, maar er zijn ook legio speciale RSS readers op het internet te vinden. [Meer info].
• Ik gebruiken MS-Excel om startlijsten te maken. Kunnen de gegevens vanuit het inschrijfsysteem ook hierin geimporteerd worden?
  Inschrijfsysteem bevat een optie om de startlijsten te exporteren naar een Excel bestand.

  Een alternatieve manier is om zelf in Excel een link te leggen naar een startlijst, via een zgn. web-query. Dit gaat als volgt:

  • Start Excel en kies Data Import external data New web query. Er verschijnt een window met een internet pagina. Surf in dit window naar het inschrijfsysteem, naar de startlijst van de rubriek van uw keuze.
  • Bij elke 'element' van de pagina staat een geel vierkantje met een zwart pijltje . Klik op het pijltje dat bij de daadwerkelijke tabel van de startlijst staat. Dit verandert in een groen vinkje .
  • Klik op "Import" en daarna op "Ok". De startlijst is nu in Excel zichtbaar. Het mooie is, dat de inhoud van de lijst ververst kan worden door in Excel met de rechtermuisknop op de lijst te klikken en "Refresh Data" te kiezen uit het menu. Excel zal dan via internet contact met het inschrijfsysteem leggen en de data bijwerken. Eventuele wijzigingen die u in de startlijst in Excel gemaakt heeft worden hiermee natuurlijk wel overschreven.

De makers

Inschrijfsysteem.nl is oorspronkelijk een idee van spring- en dressuurruiter Rudy de Leijer. Al in 2000 vroeg hij zich af of het arbeidsintensieve werk dat hij als vrijwilliger verzette bij de organisatie van Indoor Sonse Heide niet vereenvoudigd kon worden door het internet te gebruiken. Niet veel later maakte Ton Brouwer, recreatieruiter en software engineer van beroep, een eerste aanzet voor een inschrijfsysteem als hulp bij de VWO examenopdracht van dressuurruiter Anique van Wanrooij. Toen bevriende rijverenigingen interesse toonden in het systeem werd de gang naar de KvK gemaakt en een V.O.F. opgericht met de naam Ronimax. Vanaf dat moment is het systeem uitgebreid aan de hand van wensen en ideeën van de eerste gebruikers. Vooral het enthousiasme van Oirschots Rijvereniging en RJV Sonniushof mag hierbij niet onvermeld blijven. Inmiddels staat de teller van het aantal ruiters dat zich via onze site heeft ingeschreven ver over de 50.000 dus er kan van een succesvol initiatief gesproken worden.

De directie