Informatiepagina  


Dit online inschrijfsysteem biedt de mogelijkheid aan ruiters of rijverenigingen om via internet in te schrijven voor een startplaats voor een dressuur- of springwedstrijd. De afhandeling van startcoupons en betaling verloopt op de vertrouwde manier. Hieronder volgt een korte uiteenzetting over hoe het systeem precies werkt. Voor een offerte, vragen, wijzigingsvoorstellen, tips of ideeën kunt u altijd contact opnemen met info@inschrijfsysteem.nl.


 

Hoe werkt het?

Ruiters of verenigingen die zich willen inschrijven hebben een computer met internetaansluiting nodig. Ze surfen naar de pagina van de vereniging die het systeem gebruikt, of naar www.inschrijfsysteem.nl. (bv. L.R. de Sonse Heide op www.sonniushof.nl). Daar is de link naar de wedstrijdagenda met daarin de rubrieken van de wedstrijden te vinden:


Voorbeeld van een wedstrijdagenda. Op de blauwgedrukte tekst kan met de muis geklikt worden. Het vraagprogramma opent een venster met daarin een HTML of MS-Word document. in de rechterkolom staan de rubrieken waarop geklikt kan worden.

Startlijst
Zodra op één van de rubrieken geklikt wordt, opent een nieuw scherm waarin de startlijst van die rubriek getoond wordt. Alle inschrijvingen tot dan toe zijn te zien. Direct is zichtbaar welke startplaatsen nog open zijn. Alleen daarop kan ingeschreven worden. Hoe eerder men zich inschrijft, hoe meer invloed men dus heeft op de eigen startplaats. In sommige gevallen kan het nodig zijn om de startvolgorde toch te wijzigen. Dit kan alleen de beheerder doen, bv. op speciaal verzoek van een inschrijver. De tijdens inschrijving gekozen startplaats moet dus als een 'voorkeur' van de ruiter gezien worden en niet als een vaststaand feit.


Voorbeeld van een startlijst. Plaatsen 7,8,9 en 10 zijn nog vrij. De kleur van de inschrijving geeft aan hoever het secretariaat is met de verwerking van de inschrijving.

Kleurcodering
Direct nadat men zich heeft ingeschreven verschijnen de gegevens in de lijst. In eerste instantie betreft het een nieuwe, 'voorlopige' inschrijving en daarom krijgt deze de kleur rood. Als de beheerder de inschrijving heeft 'gezien' en goedgekeurd (bv. adresgegevens heeft gecontroleerd), wordt de inschrijving in behandeling genomen en krijgt deze de kleur blauw. Een inschrijving is definitief als zowel de startcoupon als de betaling ontvangen zijn. De beheerder voert dit in in het systeem, waarna de inschrijving de kleur zwart krijgt. Een inschrijver kan dus, door geregeld deze pagina via internet te bekijken, zien of zijn/haar startcoupon en/of betaling verwerkt is, en op tijd contact opnemen om verassingen tijdens de wedstrijd uit te sluiten.


Stadia van een inschrijving

Het inschrijven
Bovenaan het scherm met de startlijst zit een knop getiteld "Inschrijven". Deze knop verdwijnt overigens als de inschrijftermijn verstreken is, of als de rubriek vol is.


Lege startlijst met inschrijfknop (rood omcirkeld).

Als men op deze knop klikt, verschijnt het inschrijfformulier in een apart venster. Hierop staan nogmaals de details van de rubriek waarvoor men zich gaat inschrijven. Het laatste veld genaamd "Startplaats" is een zogenaamde "dropdown list", hierin staat een lijst van vrije plaatsen. Met andere woorden, de startplaatsen waar al iemand zich heeft ingeschreven komen niet meer voor op deze lijst. Het is mogelijk dat de beheerder naast een regulier aantal startplaatsen ook een aantal 'reserveplaatsen' aan een rubriek toevoegt. In dat geval kan ook "Reservelijst" worden gekozen. De beheerder bepaalt wanneer een reservelijst-inschrijving verplaatst wordt naar een reguliere plek, bv. als gevolg van annulering van een andere inschrijving. Als de selectie niet veranderd wordt, kiest het systeem automatisch de eerste vrije plaats op de lijst.


Een inschrijfformulier dat net ingevuld is door de inschrijver.

Nadat alle velden zijn ingevuld, wordt de inschrijving definitief gemaakt door op de knop "Inschrijven" te drukken. Als alles goed is ingevuld verschijnt een nieuw scherm ter bevestiging. Onderstaand scherm is inmiddels vervangen door een scherm dat de inhoud van de bevestigings-email ook nog eens weergeeft.

Direct resultaat
Zodra dit venster gesloten wordt, wordt de onderliggende startlijst direct ververst. De inschrijver kan dus meteen zien of de inschrijving goed verlopen is. Snel daarna (meestal binnen 10 seconden) ontvangt de inschrijver ook de bevestigingsmail op het adres dat hij op het invulformulier heeft ingevuld. In deze e-mail wordt de aanmelding nogmaals bevestigd en beschrijft de organiserende vereniging details over de wedstrijd, betaling, startcoupons en betalingstermijnen.

Indien gewenst, kunt u ook via email contact opnemen met de beheerder van de rubriek. Theoretisch kan elke rubriek door een andere persoon beheerd worden, hiervoor staat onderaan elke startlijst een link naar de beheerder van die rubriek. In de praktijk is het aannemelijk dat alle rubrieken van één wedstrijd door dezelfde persoon beheerd worden.


Contactpersoon van deze rubriek

Printen
De startlijst kan in een alternatieve vorm worden weergegeven, die beter geschikt is voor afdrukken op A4. Hiervoor zit rechtsboven aan elk scherm met startlijst een printknop. Deze opent een nieuw scherm met de startlijst, compleet met verenigingslogo. Het printen gaat vervolgens gewoon via de printknop van uw browser.

Uitslagen
Zodra het secretariaat de uitslagen van de wedstrijd heeft verwerkt, zijn deze meestal beschikbaar in de vorm van een Excel of MS-Word document (het formaat doet niet ter zake). Inschrijfsysteem.nl biedt de mogelijkheid voor het secretariaat om dit document eenvoudig te uploaden, waarna het direct zichtbaar wordt in de agenda in de vorm van een link. Deelnemers aan de wedstrijd kunnen op deze manier zeer snel over een uitslagenlijst beschikken.

Kosten

De kosten voor het gebruik van het systeem worden berekend naar het aantal aangevraagde startplaatsen. Reserveplaatsen zijn goedkoper. Naarmate de inschrijving vordert, kunnen de rubrieken eenvoudig op aanvraag vergroot worden met extra startplaatsen. De afrekening vindt daarom altijd achteraf plaats. Een vereniging kan een offerte aanvragen bij Inschrijfsysteem.nl. Door deze ondertekend te retourneren is de overeenkomst aktief. Op deze overeenkomst zijn onze leveringsvoorwaarden van toepassing.

Onderstaande tabel toont de kostenstructuur. Voor elke wedstrijd brengen wij € 10,00 instelkosten in rekening.

Staffelprijzen
prijzen excl. BTW
Eerste staffel gratis*

Inschrijvingen Normaal Reserve
0-49  € 0,00 € 0,00
50-99  € 8,00 € 4,00
100-149  € 16,00 € 8,00
150-199  € 24,00 € 12,00
200-249  € 32,00 € 16,00
250-299  € 40,00 € 20,00
300-349  € 48,00 € 24,00
350-399  € 56,00 € 28,00
400-449  € 64,00 € 32,00
450-499  € 72,00 € 36,00
500-549  € 80,00 € 40,00
550-599  € 88,00 € 44,00
600-649  € 96,00 € 48,00
650-699  € 104,00 € 52,00
700-749  € 112,00 € 56,00
750-799  € 120,00 € 60,00
800-849  € 128,00 € 64,00
850-899  € 136,00 € 68,00
900-949  € 144,00 € 72,00
950-999  € 152,00 € 76,00

 etc...

*Prijzen d.d. zaterdag 18 november 2017

 

Rekenvoorbeeld

Een vereniging organiseert een dressuurwedstrijd met 2 rubrieken B, 3 rubrieken L1, 3 rubrieken L2, 3 rubrieken M1 en 1 rubriek Z. Elke rubriek wordt begroot op 24 startplaatsen en 5 reserveplaatsen. Dit zijn 288 startplaatsen en 60 reserveplaatsen. De kosten bedragen € 40,00 + € 4,00 + € 10,00 + € 10,46 (btw) = € 64,26.

Als tijdens de inschrijving besloten wordt om rubrieken of startplaatsen toe te voegen, of reserve plaatsen om te zetten in startplaatsen, worden de kosten voor de gehele wedstrijd opnieuw uitgerekend. Dit geeft u de meeste vrijheid om de wedstrijd bij te stellen, afgaand op de inschrijvingen.

Wij bespreken graag met u wat onze ervaringen in de praktijk zijn. Neem voor een offerte contact op via e-mail of bel 06-22944586 (dhr. De Leijer).

Werkwijze

Als u besluit uw wedstrijdadministratie via inschrijfsysteem.nl te laten lopen, is de gang van zaken als volgt:

Veelgestelde vragen

(Advertentie Inschrijfsysteem)

De makers

Inschrijfsysteem.nl is oorspronkelijk een idee van spring- en dressuurruiter Rudy de Leijer. Al in 2000 vroeg hij zich af of het arbeidsintensieve werk dat hij als vrijwilliger verzette bij de organisatie van Indoor Sonse Heide niet vereenvoudigd kon worden door het internet te gebruiken. Niet veel later maakte Ton Brouwer, recreatieruiter en software engineer van beroep, een eerste aanzet voor een inschrijfsysteem als hulp bij de VWO examenopdracht van dressuurruiter Anique van Wanrooij. Toen bevriende rijverenigingen interesse toonden in het systeem werd de gang naar de KvK gemaakt en een V.O.F. opgericht met de naam Ronimax. Vanaf dat moment is het systeem uitgebreid aan de hand van wensen en ideeën van de eerste gebruikers. Vooral het enthousiasme van Oirschots Rijvereniging en RJV Sonniushof mag hierbij niet onvermeld blijven. Inmiddels staat de teller van het aantal ruiters dat zich via onze site heeft ingeschreven ver over de 50.000 dus er kan van een succesvol initiatief gesproken worden.


De directie